Qualitätsmanagement

Erfolgreich arbeiten – Qualitätsanforderungen in Freiwilligenagenturen, Koordinierungsstellen
und Nonprofit-Organisationen

Im Mittelpunkt unseres neuen Qualifizierungskonzeptes stehen der Alltag und die von Freiwilligenagenturen und Koordinierungsstellen angebotenen Dienstleistungen rund um das ehrenamtliche Engagement.

Die LAGFA Niedersachsen bietet mit einem „Qualitätsmanagement für Niedersachsen“ ein modulares Qualifizierungsangebot, das sich individuell an die entsprechenden Bedarfe der jeweiligen Einrichtung richtet. Dafür stellt die LAGFA die theoretischen und praktischen Grundlagen bereit.

Das QMS für Niedersachsen richtet sich an alle haupt- und ehrenamtlich tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Freiwilligenagenturen, Koordinierungsstellen und Nonprofit-Organisationen. Das QM der LAGFA Nds. wurde vom Nds. Sozialministerium geprüft.

Aufbau des QMS

Die Inhalte des landesweiten QMS für Freiwilligenagenturen und Koordinierungsstellen sind unterteilt in Basis- und Wahlmodule.

Die Basismodule führen in die Vielfalt der Arbeitsbereiche eines QMS ein und sind verpflichtend für das Abschlusszertifikat und den Nachweis, dass die jeweilige Einrichtung nach QM Standards arbeitet.

Die Wahlmodule vertiefen und erweitern die Inhalte aus den Basismodulen und bieten die Möglichkeit zur Reflexion und Diskussion. Die Teilnahme an den Wahlmodulen ist freiwillig. Sie sind individuell wählbar.

Die Basismodule im Überblick

1. Modul – Einführung in das QM I: Allgemeiner Überblick und Grundlagen

• Motivationsmodelle, -theorien und Praxiswirkung
• Zusammenhang Motivation und Arbeitsqualität
• Coaching- und Kommunikationswerkzeuge im QM
• Definition von Arbeitsqualität, Demmingkreis
• DIN EN ISO 9001:2015, Geschichte und Bedeutung
• QM-Systeme in Dienstleistungsunternehmen
• Arbeitsprozesse definieren und erstellen, Übungen zur Prozessdokumentation
• KVP und PDCA Zyklus – das Grundprinzip für QM, Umgang mit Fehlern, Ischikawa

2. Modul – Einführung in das QM II: Dienstleistungen und Qualität in Freiwilligenagenturen und Koordinierungsstellen

• Wiederholung/Vertiefung: Philosophie der Norm, Prinzipien, prozessorientierter Ansatz, PDCA Kreislauf und KVP, risikobasiertes Denken
• Wiederholung/Vertiefung: Ist-Zustand aufnehmen: Arbeitsprozesse erstellen, Prozesskategorien erläutern, Prozessdokumentation, begleitende Dokumente, DIN EN ISO 9001:2015 und Anforderungen
• Sammeln und Beschreibung der Arbeitsprozesse (Angebote und Dienstleistungen), im freiwilligen Engagementbereich
• Service blueprint für Dienstleistungsprozesse
• Unterschied zwischen Sach-und Dienstleistungsqualität, Qualität im Rahmen der DIN EN ISO 9001
• Dokumentenmanagement, strategische und operative Dokumente, Ablage, Erstellen, Prüfen und Freigabe von Dokumenten, Erscheinungsbild und Lenkung von Dokumenten, welche Dokumente werden benötigt
• Grundlagen: Arbeitsziele erläutern, festlegen und abstimmen, anhand von Arbeitsprozessen zeitlichen Arbeitsaufwand kalkulieren

3. Modul – Einführung in das QM III: Kunden- und Lieferantenmanagement in Dienstleistungsunternehmen, Auftritt und Vermarktung der Organisation, Risikomanagement-Grundlagen

• Zusammenhang zwischen Zufriedenheit, Loyalität und Qualität
• Kundenerwartungen und -zufriedenheit ermitteln, wer sind unsere Kunden? Zielgruppen festlegen, Kundenbefragung
• Customer driven Company gestalten, Lastenheft erstellen
• Zusammenhang zwischen Zufriedenheit, Loyalität und Qualität
• Kundenorientierte Organisationskultur pflegen, Kaizen realisieren
• Erfolg überwachen und sichern, Kennzahlen festlegen

4. Modul – Einführung in das QM IV: Risikomanagement, Projektmanagement und Finanzierung

• Beurteilen von Risiken mit der SWOT Analyse, Stärken und Schwächen analysieren, Chancen und Risiken analysieren
• Projektpläne erstellen, Verantwortlichkeiten festlegen, Projektfortschritt kontrollieren, Ziele verfolgen, Kennzahlen festlegen, Zwischenberichte und Verwendungsnachweise erstellen, Projektpartner und Unterstützer informieren, Teamsitzungen effizient moderieren, Ergebnisse protokollieren, Auswertung der Ergebnisse, wissenschaftliche Evaluationen, Öffentlichkeitsarbeit
• Finanzierungsstrategien darstellen, Stakeholder ermitteln, jährliche Finanzplanung, Mittelbeschaffung

Jedes Basismodul umfasst entweder 4 Online-Termine à 120 Minuten (inkl. Pausen) oder eine Präsenzveranstaltung mit ca. 8 Stunden vor Ort (inkl. Pausen). Für jedes Basismodul wird nach Teilnahme ein Zertifikat ausgehändigt.

Nach erfolgreicher Teilnahme an allen 4 Basismodulen wird ein Abschlusszertifikat ausgehändigt.

Die Wahlmodule im Überblick

1. Arbeitseffizienz
2. Projektentwicklung
3. Anerkennungskultur im Ehrenamt
4. Digitale Prozesse
5. Einführung Social Media
6. Junges Ehrenamt, Inklusion, Senioren und Integration

Jedes Wahlmodul umfasst entweder 3 Online-Termine à 90 Minuten oder eine Präsenzveranstaltung mit ca. 4,5 Stunden vor Ort.

Für jedes Wahlmodul wird nach Teilnahme ein Zertifikat ausgehändigt.

Empfohlen wird eine Teilnahme an der QM-Qualifizierung/ Online-Seminar alle 2 Jahre. Während des qualifizierungsfreien Jahres setzen die Mitglieder die Inhalte des LAGFA-QMS um, also erfolgt hier weiterhin eine Beteiligung am Qualitätsmanagement.

Teilnahmebeiträge

Online-Seminare

55€ für LAGFA-Mitglieder
120€ für externe Teilnehmende