Qualitätsmanagement

Erfolgreich arbeiten – Qualitätsanforderungen in Freiwilligenagenturen, Koordinierungsstellen und Nonprofit-Organisationen

Im Mittelpunkt unseres neuen Qualifizierungskonzeptes stehen der Alltag und die von Freiwilligenagenturen und Koordinierungsstellen angebotenen Dienstleistungen rund um das ehrenamtliche Engagement. Die LAGFA Niedersachsen bietet mit einem „Qualitätsmanagement für Niedersachsen“ ein modulares Qualifizierungsangebot, das sich individuell an die entsprechenden Bedarfe der jeweiligen Einrichtung richtet. Dafür stellt die LAGFA die theoretischen und praktischen Grundlagen bereit.

Das QMS richtet sich an alle haupt- und ehrenamtlich tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Freiwilligenagenturen, Koordinierungsstellen und Nonprofit-Organisationen in Niedersachsen. Es wurde vom Nds. Sozialministerium geprüft.

Aufbau

Die Basismodule im Überblick

Die Basismodule führen in die Vielfalt der Arbeitsbereiche eines QMS ein und sind verpflichtend für das Abschlusszertifikat und den Nachweis, dass die jeweilige Einrichtung nach QM Standards arbeitet. Jedes Basismodul umfasst entweder 4 Online-Termine à 120 Minuten (inkl. Pausen) oder eine Präsenzveranstaltung von ca. 8 Stunden vor Ort (inkl. Pausen). Den Teilnehmenden wird für jedes Basismodul nach der erfolgreichen Teilnahme ein Zertifikat ausgehändigt. Nach erfolgreicher Teilnahme an allen 4 Basismodulen wird ein Abschlusszertifikat erstellt.

1. Modul: “Einführung in das QM I: Allgemeiner Überblick und Grundlagen”

Motivationsmodelle, -theorien und Praxiswirkung
Zusammenhang Motivation und Arbeitsqualität
Coaching- und Kommunikationswerkzeuge im QM
Definition von Arbeitsqualität, Demmingkreis
DIN EN ISO 9001:2015: Geschichte und Bedeutung
QM-Systeme in Dienstleistungsunternehmen
Arbeitsprozesse definieren und erstellen, Übungen zur Prozessdokumentation
KVP und PDCA-Zyklus: Das Grundprinzip für QM, Umgang mit Fehlern, Ischikawa

2. Modul: “Einführung in das QM II: Dienstleistungen und Qualität in Freiwilligenagenturen und Koordinierungsstellen”

(Wiederholung/Vertiefung) Philosophie der Norm, Prinzipien, prozessorientierter Ansatz, PDCA Kreislauf und KVP, risikobasiertes Denken
(Wiederholung/Vertiefung) Ist-Zustand aufnehmen: Arbeitsprozesse erstellen, Prozesskategorien erläutern, Prozessdokumentation, begleitende Dokumente, DIN EN ISO 9001:2015 und Anforderungen
Sammeln und Beschreibung der Arbeitsprozesse (Angebote und Dienstleistungen) im freiwilligen Engagementbereich
Serviceblueprint für Dienstleistungsprozesse
Unterschied zwischen Sach-und Dienstleistungsqualität, Qualität im Rahmen der DIN EN ISO 9001
Dokumentenmanagement, strategische und operative Dokumente, Ablage, Erstellen, Prüfen und Freigabe von Dokumenten, Erscheinungsbild und Lenkung von Dokumenten, welche Dokumente werden benötigt
Grundlagen: Arbeitsziele erläutern, festlegen und abstimmen, anhand von Arbeitsprozessen zeitlichen Arbeitsaufwand kalkulieren

3. Modul: “Einführung in das QM III: Kunden- und Lieferantenmanagement in Dienstleistungsunternehmen, Auftritt und Vermarktung der Organisation, Risikomanagement-Grundlagen”

Zusammenhang zwischen Zufriedenheit, Loyalität und Qualität
Kundenerwartungen und -zufriedenheit ermitteln, wer sind unsere Kunden? Zielgruppen festlegen, Kundenbefragung
Customer driven Company gestalten, Lastenheft erstellen
Zusammenhang zwischen Zufriedenheit, Loyalität und Qualität
Kundenorientierte Organisationskultur pflegen, Kaizen realisieren
Erfolg überwachen und sichern, Kennzahlen festlegen

4. Modul: “Einführung in das QM IV: Risikomanagement, Projektmanagement und Finanzierung”

Beurteilen von Risiken mit der SWOT-Analyse, Stärken und Schwächen analysieren, Chancen und Risiken analysieren
Projektpläne erstellen, Verantwortlichkeiten festlegen, Projektfortschritt kontrollieren, Ziele verfolgen, Kennzahlen festlegen, Zwischenberichte und Verwendungsnachweise erstellen, Projektpartner und Unterstützer informieren, Teamsitzungen effizient moderieren, Ergebnisse protokollieren, Auswertung der Ergebnisse, wissenschaftliche Evaluationen, Öffentlichkeitsarbeit
Finanzierungsstrategien darstellen, Stakeholder ermitteln, jährliche Finanzplanung, Mittelbeschaffung

Die Wahlmodule im Überblick

Die Wahlmodule vertiefen und erweitern die Inhalte aus den Basismodulen und bieten die Möglichkeit zur Reflexion und Diskussion. Die Teilnahme an den Wahlmodulen ist freiwillig. Sie sind individuell wählbar. Jedes Wahlmodul umfasst entweder 3 Online-Termine á 90 Minuten oder eine Präsenzveranstaltung von ca. 4,5 Stunden vor Ort. Den Teilnehmenden wird für jedes Wahlmodul nach der erfolgreichen Teilnahme ein Zertifikat ausgehändigt.

Arbeitseffizienz
Projektentwicklung
Anerkennungskultur im Ehrenamt
Digitale Prozesse
Einführung in Social Media
Junges Ehrenamt, Senioren, Inklusion und Integration

Weitere Informationen

Regelmäßigkeit

Empfohlen wird eine Teilnahme an der QM-Qualifizierung alle 2 Jahre. Während des qualifizierungsfreien Jahres sind die Mitglieder dazu angehalten, die Inhalte aus den Seminare in ihren Arbeitsalltag zu integrieren, um sich weiterhin am QM zu beteiligen.

Kosten

Für Online-Seminare: 55€ für Mitglieder, 120€ für externe Teilnehmende

Für Präsenzveranstaltungen: Bis 2022 sind noch keine QM-Präsenzveranstaltungen geplant. Aus diesem Grund können auch noch keine Teilnahme-Kosten bestimmt werden. Diese werden aber zu gegebener Zeit an dieser Stelle ergänzt.